【テレワークの課題】コミュニケーション不足などの課題を解決するには

2023.08.23ビジネス

最近では、オフィスで働く方法だけではなく、さまざまな働き方があります。自宅から近いサテライトオフィスで働く方法や、出勤せず自宅で働くことも可能です。
ICT技術が進歩したことにより、働き方に多様性が出てきました。しかし、その反面でチームメンバーが離れて働くテレワークには課題もあります。今回は、テレワークで起こる課題とその解決方法についてご紹介します。

テレワークの課題とは

新型コロナウイルス感染拡大防止の観点や、働き方改革の導入により、テレワークが多くの企業で普及しました。テレワークは、自宅やサテライトオフィスなど、オフィス以外の場所で働くことです。
通勤時間を減らすことができるため、その分社員は自分の時間を確保することができます。空いた時間を家事育児やスキルアップのための勉強時間に使うことができ、ワーク・ライフ・バランスを実現することが可能です。
しかし、他の社員とは離れた場所で働くことなどから、テレワークをすることにより課題が生じることがあります。

課題1・コミュニケーション不足

テレワークでの課題としてよく挙げられることといえば、コミュニケーション不足です。テレワークで働く社員の多くが感じる悩みや不安でもあるといわれています。
オフィスで働く場合は、同僚や上司に直接話しかけることができます。そのため、分からないことがあれば口頭で質問したり、困ったことがあればすぐに相談したりすることが可能です。
しかし、テレワークではそれが難しくなります。テレワーク時のコミュニケーションは、ビジネスチャットやメール、電話が主流です。これらのツールを活用してスムーズにコミュニケーションを取れる人もいますが、連絡するタイミングが読めず、聞きたいことが聞けないという方もいます。その結果、自分だけの判断で作業を進めてしまい、ミスにつながってしまうこともあるかもしれません。
部下が悩んでいることに上司が気づきにくいため、突然の離職につながってしまう場合もあります。
また、オフィスで働く社員とテレワークで働いている社員で分かれている場合は、テレワークしている社員が孤独感や疎外感を持ってしまうこともあるでしょう。

課題2・モチベーション管理

在宅勤務の場合、自宅で仕事をするため、仕事のオンとオフの切り替えがうまくできないという方もいます。そのため、働きすぎてしまう社員や、反対になかなか仕事に集中できない社員が出てくる場合があります。自宅で働くことには多くのメリットもありますが、仕事に対するモチベーションの管理が難しく感じることもあるのです。
また、テレワークの場合、コミュニケーションの不足から自分が適切に評価されているのか、判断しにくくなります。その結果、モチベーションを維持しにくいと感じる場合もあります。

課題3・セキュリティー対策

テレワークをする社員は社用端末を自宅へ持ち帰るか、私物端末を利用して作業することになります。社用端末を利用する場合は紛失や盗難の恐れがあるため、十分に気をつけなければなりません。
社員の私物端末を使用する場合、会社のセキュリティー基準に満たない場合があります。そのまま使用してしまうと、不正アクセスやウイルスの感染により情報漏えいにつながってしまう恐れがあります。

また、公共施設や飲食店などで仕事をする際に通信が暗号化されていないフリーWi-Fiを利用してしまうと、仕事の情報を盗み見されたり改ざんされたりすることがあります。公共の場で仕事をする際のインターネット接続方法についても注意が必要です。

課題1・コミュニケーション不足の解決策

コミュニケーションツールの導入

テレワーク時には、オフィスで行ってきたコミュニケーション方法では通用しません。離れた場所で働くスタイルに合ったコミュニケーション方法を実施する必要があります。
まず、テレワークでも利用できるコミュニケーションツールを導入していない場合は導入しましょう。顔を見て会話できるテレビ電話システムや分からないことを気軽に聞けるチャットツールは、テレワーク中のコミュニケーションを活性化させてくれます。

このようなコミュニケーションツールを利用する際、ある程度は雑談を容認することも必要です。円滑なやり取りを実現するには、コミュニケーションのハードルを下げるためにちょっとした雑談を容認し、社員同士のコミュニケーションの機会を増やすことをおすすめします。

1on1ミーティングの実施

管理職と部下との1on1ミーティングの実施も効果的です。1対1で対話する1on1ミーティングでは、ちょっとした雑談を挟んだり、部下の悩みや不安を聞いたりすることができます。テレビ電話システムなどを利用して定期的に行うことで、部下がどんなことで悩んでいるのかを知り、解決策を共に探していくことができます。じっくり話をすることで不安や孤独感の低減につながり、テレワークでも安心して働くことができるでしょう。

コミュニケーション力の向上

コミュニケーションツールを導入・活用するだけではなく、傾聴スキルを身につける、短くても伝わる文章力を身につけるなどコミュニケーション力を向上させることも有効です。電話でコミュニケーションを取るときは、チャットなどで都合が良い時間を聞くようにしましょう。チャットで連絡するときは、急ぎの連絡なのか、確認や返信は後回しでも大丈夫なのか一言入れると親切です。

課題2・モチベーション管理の解決策

積極的にコミュニケーションを取る

まずは、メンバー内でチャットツールなどを使って積極的にコミュニケーションを取っていくことが大切です。姿が見えない分、ちょっとした雑談などを挟むなどして、コミュニケーションを重ねていくと良いでしょう。

「ストローク」を意識した声掛けをする

心の栄養に必要な「ストローク」を意識することもおすすめです。ストロークとは、交流分析（Transactional Analysis：TA）で相手の存在や価値を認めるさまざまな働きかけを意味します。
基本的に、受け取った際にうれしいと思う言葉やしぐさなどが、心の栄養となるストローク（プラスのストローク）です。例として、上司や同僚からの褒め言葉や、プロジェクトが予定通りに進んだことに対する評価などが挙げられます。
モチベーションを維持するには、周囲の人から認められる状況が必要ということです。テレワーク中はちょっとしたことでも「ありがとう」と感謝のメッセージを送るなど、プラスとなるような言葉を投げかけることをいつも以上に意識すると良いでしょう。

作業の見える化を図る

作業を可視化するシステムなどを利用してモチベーションを管理していくことも可能です。これから取り組むべき作業や、完了した作業量を目で見て確認することで、モチベーション向上につながります。

課題3・セキュリティー対策の解決策

業務に使用する端末の整備

作業する端末には、セキュリティーソフトを導入しましょう。社員の私物端末を利用する場合もセキュリティー基準に合うように調整します。端末管理システムを導入して管理するのも良いでしょう。紛失時に遠隔で、初期化することなどができます。また、使用する端末にのぞき見防止フィルムを貼り、のぞき見による情報漏えいを防ぐことも大切です。

セキュリティー意識の向上

セキュリティー対策において大切なことは、ツールの導入だけではありません。社員一人ひとりがセキュリティーリテラシーを持つことも必要です。クラウドを活用して行うテレワークは、些細な操作ミスによって情報漏えいが起きる恐れもあります。また、端末を紛失することのないよう、持ち運びをする際にも十分注意しなければなりません。社員一人ひとりにセキュリティー意識を持ってもらうためには日ごろの意識付けが重要です。会社の情報資産を守るためにも、定期的にセキュリティーに関する研修などを行い、社員の意識を高めましょう。

おわりに

今回は、テレワークの課題と解決方法についてご紹介しました。テレワークは、感染病の拡大を防止したり社員のワーク・ライフ・バランスを実現したりといったさまざまなメリットがあります。とはいえ、社員同士が離れて働くことから、さまざまな課題が見えてくるかもしれません。テレワーク時のルールを作ったり、ツールを活用したりして、柔軟に対応できる働き方を実現させましょう。

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【テレワークの課題】コミュニケーション不足などの課題を解決するには